Prevádzkovateľ webu a služieb Advok: Davok s.r.o., IČO: 53540573, DIČ: 2121407057, H. Meličkovej 13, 841 05 Bratislava
Registrový súd: Mestský súd Bratislava III; Oddiel Sro, vložka 150160/B
Kontakt pre súkromie: privacy@advok.sk | Všeobecný kontakt: support@advok.sk
Zodpovedná osoba (DPO): Ing. Dalibor Vyhnálik
Pre advokátov a advokátske kancelárie: pri spracúvaní údajov klientov v Advok AI vystupuje advokát/advokátska kancelária ako prevádzkovateľ a Davok s.r.o. ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR na základe DPA.
1. Rozsah a postavenie strán
Tieto zásady sa vzťahujú na služby poskytované na advok.sk a vysvetľujú spracúvanie osobných údajov používateľov služby, ako aj základný režim spracúvania klientskych údajov advokátov.
- Bežní používatelia: Davok s.r.o. je prevádzkovateľom údajov potrebných na vytvorenie účtu, prevádzku služby, fakturáciu, bezpečnosť a podporu.
- Advokáti a advokátske kancelárie: pri údajoch klientov a údajoch chránených mlčanlivosťou je advokát/AK prevádzkovateľom a Davok s.r.o. sprostredkovateľom podľa čl. 28 GDPR v rozsahu DPA.
2. Aké údaje spracúvame
2.1 Účet a autentifikácia
Spracúvame najmä meno, priezvisko, e-mail, identifikátor účtu, nastavenia účtu a predplatného. Pri vlastnom Advok účte sa heslo ukladá vo forme bezpečného hash-u. Prihlasovanie je možné cez Google účet/Firebase alebo cez Advok účet.
Pri Advok účte je dostupná MFA prostredníctvom mobilnej autentifikačnej aplikácie typu Authenticator. Pri Google účte možno používať MFA a ďalšie bezpečnostné mechanizmy dostupné v Google účte/Firebase.
2.2 Obsah a interakcie
Spracúvame obsah chatov, dopytov, odpovedí, nahraných dokumentov, textových extraktov, projektových nastavení a podľa zvolenej funkcie aj obsah uložený v projektovom Vector Store. Spracúvame tiež technické metadáta, napríklad čas požiadavky, interné identifikátory, použitý model alebo nástroj a údaje o spotrebe.
2.3 Prevádzkové a bezpečnostné údaje
Na zabezpečenie služby môžeme spracúvať IP adresu, typ prehliadača, čas prístupu, chybové hlásenia a bezpečnostné udalosti. Databázy a vybrané systémy sú pravidelne zálohované.
3. Účely a právne základy
- Poskytnutie služby a plnenie zmluvy – vytvorenie účtu, sprístupnenie AI nástrojov, správa projektov, analýza dokumentov, predplatné a podpora.
- Bezpečnosť a spoľahlivá prevádzka – oprávnený záujem na ochrane služby, prevencii zneužitia, diagnostike chýb a ochrane právnych nárokov.
- Právne povinnosti – najmä účtovné a daňové povinnosti.
- Marketing – iba v rozsahu dovolenom právnymi predpismi; ak je potrebný súhlas, marketing sa vykonáva až po jeho udelení.
- Advok AI ako sprostredkovateľ: pri klientskych údajoch advokáta spracúva Davok s.r.o. údaje podľa pokynov advokáta/AK a DPA.
4. Cookies a podobné technológie
Používame technológie potrebné na prihlásenie, udržanie relácie, zabezpečenie a základnú prevádzku služby. Ak budú nasadené analytické alebo marketingové technológie vyžadujúce súhlas, používateľovi sa zobrazí príslušná voľba a tieto zásady sa aktualizujú.
5. Príjemcovia a sub-sprostredkovatelia
- OpenAI – poskytovanie AI modelov a podľa zvolenej funkcie spracovanie požiadaviek, súborov, File Search alebo Vector Store. OpenAI uvádza, že dáta zaslané cez API nepoužíva na tréning alebo zlepšovanie modelov, pokiaľ zákazník výslovne neaktivuje zdieľanie dát. Aktuálne podmienky: OpenAI – Your data.
- Google/Firebase – autentifikácia používateľa pri prihlásení cez Google. Firebase/Google sa v tomto režime nepoužíva ako štandardné úložisko klientskych dokumentov nahraných do Advok AI.
- 24-pay s.r.o. – spracovanie platieb; vo vzťahu k platobným údajom môže vystupovať ako samostatný prevádzkovateľ podľa svojich podmienok.
- Poskytovatelia hostingu a infraštruktúry – prevádzka frontendu, backendu, databáz, úložísk a záloh. Vlastná infraštruktúra služby Advok je prevádzkovaná v EÚ/EHP podľa konkrétneho poskytovateľa.
- Účtovné a odborné služby – iba v rozsahu nevyhnutnom na plnenie zákonných a zmluvných povinností.
Aktuálny konkrétny zoznam sub-sprostredkovateľov, ktorí môžu spracúvať klientsky obsah, poskytujeme advokátskym kanceláriám na požiadanie. Údaje neposkytujeme tretím stranám na ich vlastný marketing.
6. Medzinárodné prenosy, OpenAI a zákaz sekundárneho použitia
Klientsky obsah nepoužívame na tréning vlastných modelov, marketingové profilovanie ani iné nesúvisiace vlastné účely.
Pri OpenAI API sa uplatňujú dátové kontroly a retenčné pravidlá podľa konkrétneho endpointu a zmluvnej konfigurácie. OpenAI uvádza, že API dáta sa nepoužívajú na tréning modelov bez výslovného opt-in. Pri niektorých API funkciách existuje technická retencia pre bezpečnostné monitorovanie; aplikačný stav niektorých zdrojov, napríklad Vector Store, môže byť uchovávaný až do vymazania.
Regionálna dátová rezidencia OpenAI závisí od konfigurácie API projektu, endpointu, modelu a dostupných služieb. Ak je pre konkrétny projekt regionálna rezidencia aktivovaná, používa sa v rozsahu podporovanom OpenAI. Ak pri spracúvaní dochádza k prenosu mimo EÚ/EHP, použije sa vhodný mechanizmus podľa kapitoly V GDPR, napríklad SCC alebo rozhodnutie o primeranosti.
7. Uchovávanie a vymazanie údajov
- Účet a profil: po dobu trvania používateľského alebo zmluvného vzťahu a následne len po dobu potrebnú na zákonné povinnosti, ochranu právnych nárokov a technické dokončenie výmazu.
- Chaty a história: Advok v súčasnosti neposkytuje používateľské nastavenie automatického mazania histórie podľa vlastnej lehoty. História sa uchováva na účely pokračovania v práci, kým nedôjde k jej vymazaniu podľa dostupných funkcií, vymazaniu súvisiaceho projektu, ukončeniu účtu alebo individuálne vykonanému výmazu.
- Projekty a projektové dokumenty: používateľ ich môže vytvárať a vymazávať podľa potreby. Projekt je vhodný aj ako organizačný nástroj na oddelenie jednotlivých klientskych vecí a riadenie ich životného cyklu.
- Projektový Vector Store: môže zostať dostupný počas existencie projektu alebo do jeho odstránenia podľa technickej konfigurácie. OpenAI pre endpoint Vector Store uvádza aplikačný stav „until deleted“; nejde o všeobecnú automatickú 30-dňovú expiráciu.
- Individuálny retenčný režim: kratší režim uchovávania alebo osobitný výmaz možno dohodnúť individuálne; automatické používateľské nastavenie retenčnej lehoty zatiaľ nie je súčasťou štandardného rozhrania.
- Bezpečnostné a technické logy: uchovávajú sa po dobu primeranú účelu bezpečnosti, diagnostiky, prevencie zneužitia a ochrany právnych nárokov.
- Zálohy: po výmaze z aktívnych systémov môžu kópie dočasne pretrvávať v chránených zálohách do ich prepisu v rámci bežného zálohovacieho cyklu.
- Účtovné doklady: počas zákonom stanovenej lehoty.
8. Bezpečnosť
- HTTPS/TLS pri prenose a ochrana dát v pokoji na úrovni infraštruktúry,
- bezpečné ukladanie hesiel k Advok účtom vo forme hash-u,
- riadenie prístupov a zásada minimálnych oprávnení,
- logovanie vybraných bezpečnostných a administrátorských udalostí,
- pravidelné zálohovanie kritických databáz,
- MFA pre Advok účet prostredníctvom aplikácie Authenticator,
- možnosť používať MFA zabezpečenie Google účtu pri Google/Firebase prihlásení,
- odporúčanie používať samostatné účty jednotlivých pracovníkov a nezdieľať prihlasovacie údaje.
Advok v súčasnosti nemusí pri každom type tímového účtu poskytovať administrátorské centrálne vynútenie MFA pre všetkých používateľov organizácie. Kancelária môže MFA vyžadovať interným pravidlom a individuálne s nami konzultovať požadovaný bezpečnostný režim.
9. Mlčanlivosť a prístup pracovníkov Davok
Davok s.r.o. rešpektuje osobitnú povahu údajov spracúvaných advokátmi a povinnosť mlčanlivosti. Oprávnené osoby sú viazané mlčanlivosťou alebo zodpovedajúcou zákonnou povinnosťou.
Prístup pracovníkov Davok k obsahu používateľských dokumentov nie je súčasťou bežného používania služby. Môže k nemu dôjsť iba v odôvodnenom a primeranom rozsahu, napríklad pri technickej podpore na žiadosť používateľa, riešení incidentu, bezpečnostnom zásahu alebo plnení zákonnej povinnosti. Administrátorské a bezpečnostné činnosti sa v primeranom rozsahu evidujú.
10. Profesionálne používanie advokátmi
Advok AI je pri práci s klientskymi údajmi určený na používanie v režime sprostredkovateľa podľa čl. 28 GDPR na základe DPA. To neznamená, že je vhodné bez rozlíšenia nahrávať všetky údaje z každého spisu. Advokát je naďalej zodpovedný za právny základ, nevyhnutnosť a primeranosť spracúvania.
- Osobitné kategórie a trestné údaje: služba môže technicky spracovať aj údaje podľa čl. 9 a 10 GDPR, ak ich advokát zákonne a nevyhnutne použije pri poskytovaní právnej služby.
- Minimalizácia: anonymizujte alebo pseudonymizujte údaje vždy, keď identita osoby nie je pre úlohu potrebná.
- Projekty: odporúčame samostatný projekt pre konkrétny spis alebo klientsku vec a jeho vymazanie po skončení potreby práce s daným obsahom.
- Veľké spisy: pri rozsiahlych dokumentových sadách možno použiť projektový Vector Store; pri úlohách, ktoré sa zmestia do kontextového okna vybraného modelu, možno pracovať aj s dokumentmi priamo bez vlastného Vector Store.
- Odborná kontrola: AI výstup je pracovný podklad. Advokát musí overiť skutkové tvrdenia, citácie, právny stav a výsledný dokument.
11. Automatizované rozhodovanie
Advok AI nie je určený na prijímanie plne automatizovaných rozhodnutí s právnymi alebo obdobne významnými účinkami voči dotknutej osobe. AI výstupy majú charakter asistencie a návrhu a podliehajú ľudskej kontrole používateľa.
12. Vekové obmedzenie
Služba je určená osobám, ktoré môžu podľa aplikovateľného práva samostatne uzatvoriť príslušný zmluvný vzťah, prípadne konajú so súhlasom oprávneného zástupcu. Profesionálne funkcie pre advokáciu sú určené odborne spôsobilým používateľom a ich povereným pracovníkom.
13. Práva dotknutých osôb
V rozsahu, v akom je Davok s.r.o. prevádzkovateľom, máte právo na prístup k údajom, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenositeľnosť a námietku podľa podmienok GDPR. Kontakt: privacy@advok.sk.
Ak ide o údaje klienta advokáta, pri ktorých Davok s.r.o. vystupuje ako sprostredkovateľ, žiadosť sa spravidla rieši v súčinnosti s príslušným advokátom/advokátskou kanceláriou ako prevádzkovateľom.
Máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
14. Zmeny týchto zásad
Dokument priebežne aktualizujeme podľa zmien služby, právnych predpisov a používaných poskytovateľov. Dátum účinnosti aktuálnej verzie je uvedený v hlavičke. O podstatných zmenách informujeme primeraným spôsobom.